Context
Wat ooit afval was, kan plots vloeibaar goud worden. Vraag het maar aan Quatra, dat oud frituurvet ophaalt bij frituren. Het bedrijf groeit vandaag verder zonder dat er voor elke extra klant iemand bij moet, en daar heeft Aaltra een hand in.
Het Belgische Quatra is marktleider in het leveren en ophalen van frituurvet. Het is een nichesector die snel verandert. Omdat de olie nu wordt omgezet in biobrandstof, is ze geen afval meer: frituren krijgen geld voor hun vet. De voorbije jaren groeide het bedrijf, dat in meer dan tien landen actief is, in geen tijd van 40 naar 700 medewerkers. Die mensen vinden en opleiden is een uitdaging, en daar helpt Aaltra bij.
Aanpak
Het oude systeem
De chauffeur had een laptop in de wagen om met een Access-databank te verbinden en bij de klant leveringsbonnen af te drukken. Hij moest vaak heen en weer lopen, en de kans op fouten was groot.
Het nieuwe systeem
In de wagen zit een tablet die de chauffeur begeleidt. Eenmaal ter plaatse schakelt die over naar een smartphone-app die de ophaling en de levering registreert.
Gebouwd op Odoo
Quatra botste op verschillende beperkingen van het oorspronkelijke ERP-systeem. Het was een op maat gebouwd platform op Access dat niet mee was met de veranderende manier van werken van de chauffeurs. Het platform moest bijvoorbeeld flexibeler omgaan met ophalingen die op het laatste moment veranderden, betalingen moesten traceerbaar zijn, en leveringsbonnen afdrukken was omslachtig. Voor het aantal chauffeurs van toen ging dat nog, maar met hun ambitieuze groeiplannen hadden ze een oplossing nodig waarmee ze efficiënt konden schalen.
Quatra stapte over op Odoo als onderliggend systeem. We begonnen samen met twee workshops waarin we de customer journey in kaart brachten en uitzochten hoe we die het best konden automatiseren en begeleiden. Zo konden we een duurzame en schaalbare oplossing uitwerken.
De applicatie werkt voortaan in twee contexten. Er is de tabletweergave in de vrachtwagen en een smartphoneweergave die de chauffeur gebruikt zodra hij ter plaatse is.
Onze groei is er deels gekomen dankzij Aaltra.
Vlotte communicatie, grondige expertise en een nauwe betrokkenheid zorgden dat de deadlines gehaald werden.
Precies wat wij als groeiend bedrijf zochten in een partner.
De tabletapp
Op een tablet kan Quatra meer informatie tonen dan op een smartphone. Het traject van de chauffeur begint al aan de weegbrug, waar de applicatie toont hoeveel vaten frituurvet hij moet meenemen en wat de volgende stops zijn. De tablet dient ook om te navigeren en heeft een belfunctie om de klant rechtstreeks te bellen tijdens het rijden. Omdat het wisselen van vaten per locatie verschilt, kan de chauffeur dat op voorhand telefonisch checken.
We tonen alleen wat op dat moment nodig is, zodat niet voortdurend alle overbodige informatie in beeld staat. Tijdens het rijden ziet de chauffeur de kaart; eenmaal op locatie ziet hij de informatie om binnen te raken. Eenmaal binnen toont de flow wat hij moet doen. De software stuurt met andere woorden het proces en begeleidt de chauffeur.
De smartphone-app
Ter plaatse schakelt de chauffeur over naar de smartphone-app, die automatisch synchroniseert met de tabletapp. Die dient in de eerste plaats om de vaten te scannen via een QR-code. Elk vat heeft daarnaast ook een NFC-tag, waarmee Quatra onder meer routes kan volgen en diefstal kan vermijden.
Zodra alles gescand is, wordt de betaling in het systeem geregistreerd. Dat gebeurt tegen een vooraf bepaalde prijs, en het geld wordt automatisch gestort. De klant ziet meteen wat er meegenomen is. Die transparantie wekt vertrouwen, en de automatisering spaart veel tijd uit.
Het resultaat
Meer dan 140.000 restaurants bedienen in meer dan 10 landen, met meer dan 700 medewerkers, is een complexe operatie die veel chauffeurs vraagt en heel efficiënt moet lopen.
Door processen te optimaliseren met technologie is Quatra klaar om verder te schalen. Waar een chauffeur vroeger 20 stops per dag kon doen, zijn dat er nu gemiddeld 30 tot 40.
Omdat het werk eenvoudiger is en er minder fouten gebeuren, kan Quatra makkelijker mensen aanwerven en opleiden.
Wil je meer weten over deze case?
Neem contact op met Pieter.
