Bakgrund
Det som en gång var avfall kan plötsligt bli flytande guld. Fråga Quatra, som samlar in gammalt frityrfett från restauranger. Tack vare Aaltra kan företaget växa utan att personalstyrkan behöver växa i samma takt.
Belgiska Quatra är marknadsledare på leverans och insamling av frityrfett. Det är en nischbransch som förändras snabbt. Eftersom oljan numera blir biobränsle är den inte längre avfall, utan restaurangerna får betalt för sitt fett. På några få år har företaget, som finns i mer än tio länder, vuxit från 40 till 700 anställda. Att hitta och utbilda alla nya medarbetare är en utmaning i sig. Där kan Aaltra hjälpa till.
Angreppssätt
Gamla systemet
Chauffören hade en laptop i bilen för att koppla upp sig mot en Access-databas och skriva ut följesedlar hos kunden. Chauffören fick ofta gå fram och tillbaka, och risken för fel var stor.
Nya systemet
I bilen finns en surfplatta som guidar chauffören. Väl framme går det över till en app i telefonen som registrerar upphämtningen och leveransen.
Byggt på Odoo
Quatra stötte på flera begränsningar i det ursprungliga ERP-systemet. Det var en specialbyggd plattform på Access som inte var anpassad till chaufförernas nya sätt att jobba. Plattformen behövde till exempel vara mer flexibel för upphämtningar som ändrades i sista stund, betalningar måste gå att spåra, och det var krångligt att skriva ut följesedlar. Det fungerade för det antal chaufförer de hade då, men för att kunna växa som planerat behövde de ett system som skalade.
Quatra bytte till Odoo som underliggande system. Vi började med två workshops tillsammans, där vi kartlade kundresan och kom fram till hur den bäst kunde automatiseras och guidas. Det gav en lösning som håller över tid och som går att skala.
Appen kan nu användas i två olika lägen. Det finns en surfplattevy som används i lastbilen och en telefonvy som chauffören använder vid framkomst.
Vår tillväxt har vi delvis Aaltra att tacka för.
Smidig kommunikation, gedigen kompetens och nära engagemang gjorde att deadlines hölls.
Avgörande saker som vi, som växande företag, letade efter hos en partner.
Surfplatteappen
Med en surfplatteapp kan Quatra visa mer information än på en telefon. Chaufförens resa börjar redan vid fordonsvågen, där appen visar hur många fat frityrfett som ska med och vilka nästa stopp är. Surfplattan används också för navigering och har en samtalsfunktion för att ringa kunden direkt under körning. Eftersom fatbytet varierar från plats till plats kan chauffören stämma av det per telefon i förväg.
Vi visar bara det som behövs just då, så att inte all onödig information syns hela tiden. När chauffören kör visas kartan; väl på plats visas informationen som behövs för att komma in. Väl inne visar flödet vad som ska göras. Mjukvaran styr med andra ord processen och guidar chauffören.
Telefonappen
På plats byter chauffören till telefonappen, som automatiskt synkar med surfplatteappen. Den används först för att skanna faten med en QR-kod. Dessutom har varje fat en NFC-tagg, som Quatra bland annat kan använda för att följa rutter och förhindra stölder.
När allt är skannat registreras betalningen i systemet, till ett förutbestämt pris, och pengarna betalas ut automatiskt. Kunden ser direkt vad som hämtats. Den öppenheten bygger förtroende, och automatiseringen sparar mycket tid.
Resultatet
Att serva mer än 140 000 restauranger i över 10 länder med över 700 anställda är en komplex verksamhet. Den kräver många chaufförer, och den måste vara effektiv.
Med processerna optimerade med teknik är Quatra redo att växa vidare. Där en chaufför förr hann 20 stopp om dagen ligger snittet nu på 30 till 40.
När jobbet blir enklare och felen färre blir det också lättare för Quatra att rekrytera och utbilda personal.
Vill du veta mer om det här caset?
Hör av dig till Pieter.
