Bakgrunn
Det som en gang var avfall, kan plutselig bli flytende gull. Bare spør Quatra, som samler inn brukt frityrolje fra frityrkokere. Takket være Aaltra klarer selskapet å vokse uten å ansette flere.
Belgiske Quatra er markedsleder på levering og innsamling av frityrolje. Det er en nisjebransje i rask endring. Siden oljen nå blir til biodrivstoff, er den ikke lenger avfall. Storkjøkkenene får betalt for fettet sitt. De siste årene har selskapet, som driver i mer enn ti land, vokst fra 40 til 700 ansatte på kort tid. Å finne og lære opp så mange nye medarbeidere er krevende. Heldigvis kan Aaltra hjelpe.
Tilnærming
Det gamle systemet
Sjåføren hadde med seg en laptop i bilen for å koble seg til en Access-database, så han kunne skrive ut følgesedler hjemme hos kunden. Sjåføren måtte ofte gå frem og tilbake, og det var stor risiko for feil.
Det nye systemet
I bilen står et nettbrett som leder sjåføren. Vel fremme går han over til en app på telefonen som registrerer hentingen og leveringen.
Bygget på Odoo
Quatra støtte på flere begrensninger i det opprinnelige ERP-systemet. Det var en skreddersydd plattform på Access som ikke var tilpasset nye arbeidsmåter for sjåførene. Plattformen måtte for eksempel være mer fleksibel for hentinger som ble endret i siste liten, betalinger måtte kunne spores, og utskrift av følgesedler var tungvint. Det fungerte greit for antallet sjåfører de hadde da, men med ambisiøse vekstplaner trengte de en løsning som lot dem skalere effektivt.
Quatra byttet til Odoo som underliggende system. Sammen startet vi med to workshops der vi kartla kundereisen og fant ut hvordan vi best kunne automatisere og veilede den. Slik kom vi frem til en løsning som holder over tid og kan skalere.
Appen kan nå brukes i to ulike situasjoner. Det er nettbrettvisningen i lastebilen, og en telefonvisning sjåføren bruker når han kommer frem.
Veksten vår har vi delvis Aaltra å takke for.
Smidig kommunikasjon, grundig kompetanse og tett involvering sørget for at fristene ble holdt.
Avgjørende ting vi som et selskap i vekst lette etter hos en partner.
Nettbrettappen
På et nettbrett kan Quatra vise mer informasjon enn på en telefon. Sjåførens reise starter allerede på vekten, der appen viser hvor mange fat frityrolje de skal hente og hva de neste stoppene er. Nettbrettet brukes også til navigasjon og har en ringefunksjon for å ringe kunden direkte under kjøring. Siden fatbyttet varierer fra sted til sted, kan sjåføren sjekke det på telefon på forhånd.
Vi viser bare det man trenger i øyeblikket, så ikke all unødvendig informasjon er synlig hele tiden. Når sjåføren kjører, ser han kartet. Vel fremme ser han det han trenger for å komme seg inn. Inne viser flyten hva han skal gjøre. Programvaren styrer med andre ord prosessen og leder sjåføren.
Telefonappen
På stedet går sjåføren over til telefonappen, som synkroniserer automatisk med nettbrettappen. Den brukes først til å skanne fatene med QR-kode. I tillegg har hvert fat en NFC-brikke, som Quatra blant annet kan bruke til å spore ruter og unngå tyveri.
Når alt er skannet, registreres betalingen i systemet. Det skjer til en forhåndsbestemt pris, og pengene overføres automatisk. Kunden får med en gang se hva som er hentet. Åpenhet gir tillit, og automatiseringen sparer mye tid.
Resultatet
Å betjene mer enn 140 000 restauranter i over 10 land med over 700 ansatte er en kompleks operasjon. Den krever mange sjåfører og må være svært effektiv.
Med prosesser optimalisert gjennom teknologi er Quatra klar til å vokse videre. Der en sjåfør før rakk 20 stopp om dagen, ligger snittet nå på 30 til 40.
Når jobben blir enklere og feilraten går ned, kan Quatra lettere ansette og lære opp nye medarbeidere.
Vil du vite mer om dette caset?
Ta kontakt med Pieter.
